Shared Service Recruiting
Outsourcing-Lösung für den Mittelstand
Shared Service Recruiting bietet Ihnen ein professionelles Outsourcing Ihrer Recruiting-Aktivitäten. Senken Sie Ihre Fixkosten, nutzen Sie erprobte Prozesse der co-ship Personalberatung und behalten Sie den Fokus auf Ihr Kerngeschäft.
Shared Service Recruiting ist die Outsourcing-Lösung für den Mittelstand
Mehr als 25 Jahre Erfahrung im Recruiting! Das ist die Basis für das Outsourcing Angebot von co-ship services. Als Personalberatung für den Mittelstand hat co-ship über Jahrzehnte entscheidende Prozess- und Methodenkompetenz im Ausschreibungs- und Bewerbermanagement sowie im Active Sourcing aufgebaut - zunächst für den eigenen Gebrauch.
Diese Service-Plattform öffnet co-ship auch für mittelständische Unternehmen. Für diese Firmen ist es nicht sinnvoll, ein eigenes aufwendiges und teures Ausschreibungs- und Bewerbermanagement sowie eine aktive Kandidatenansprache aufzubauen und zu betreiben. Genau diese Unternehmen bekommen mit co-ship services einen kostengünstigen Zugang zu professionellen Recruiting-Prozessen.
Unser Shared Service Recruiting Portfolio
Online Dashboard
co-ship übernimmt das komplette Management Ihrer Recruiting-Aktivitäten, von der initialen Stellenausschreibung über die Nutzung verschiedenster Recruiting-Kanäle bis zum Vorstellungsgespräch Ihres Wunsch-Kandidaten bei Ihnen im Unternehmen. Dabei bekommen Sie direkten Online-Zugriff in Echtzeit auf die co-ship Datenbank und können den gesamten Prozess zu jedem Zeitpunkt in Ihrem persönlichen Online-Dashboard mitverfolgen. Sie behalten die volle Kontrolle.
1. Einrichtung von Prozessen und IT
„co-ship übernimmt die Abstimmung der Prozesse und Schnittstellen sowie die Beschaffung der notwendigen Software-Lizenzen, die Anlage des Kundenkontos und die Einrichtung Ihres Online-Zugangs. Inhalte werden hinterlegt, Datenverfügbarkeiten werden definiert, und Sie erhalten Ihre Zugangsdaten für Ihr persönliches Online-Dashboard.“
2. Stammdatenpflege im System
„Wir kümmern uns nicht nur um die Administration Ihres Kundenkontos und die Pflege der Kundendaten, sondern insbesondere um die Datenverfügbarkeitskonfiguration, die Hinterlegung Ihrer offenen Stellen und um die Konfiguration Ihres Online-Dashboards.“
3. Einweisung und Schulung
„Der Umgang mit dem Online-Dashboard ist denkbar einfach. Die allermeisten Vorgänge und Tätigkeiten sind selbsterklärend. Die Bedienung erfolgt intuitiv. Wir schulen Sie und Ihre Kollegen im Umgang mit Ihrem Online Dashboard und stehen auch danach jederzeit für Rückfragen bereit.“
Ausschreibungsmanagement
Das co-ship „Ausschreibungsmanagement“ beinhaltet sämtliche Tätigkeiten, Tools und Hilfsmittel, die für die Erstellung, das Texten und die Veröffentlichung von Stellenanzeigen notwendig sind. Dies schließt alle Prozessschritte ein, die von der Erstellung oder Überarbeitung einer Stellenanzeige über ihre Veröffentlichung in einem auf das jeweilige Stellenprofil ausgerichteten Medien-Mix bis zu ihrer Offline-Stellung anfallen.
1. Zusammentragen der Datenbasis
Jede einzelne Stellenausschreibung wird sorgfältig vorbereitet. Wir tragen die Informationen zusammen, wir stellen alle notwendigen Fragen, wir dokumentieren. Sie teilen mit uns Ihre Informationen. Wir machen den Rest.
2. Texten der Ausschreibung
Auf Basis dieser Informationen texten wir Ihre Stellenanzeige unter Berücksichtigung der verfügbaren Datenbasis. Dabei fließen alle gesammelten Informationen ein.
3. Schaltplanung
Unter Berücksichtigung der spezifischen Erfordernisse des jeweiligen Job-Profils erstellen wir die Schaltplanung, sorgen für die richtige Selektion der Schaltkanäle und legen den Zeitablauf der Ausschreibungsphase fest.
4. Anzeigenschaltung
Erst nach Freigabe setzen wir die Schaltung um, sorgen für die medienspezifische Rubrizierung, Verschlagwortung und Regionenoptimierung und erreichen so eine optimale Auffindbarkeit Ihrer Anzeige in den einschlägigen Suchmaschinen. Auch ein Testlauf auf Bewerberperspektive gehört selbstverständlich dazu.
5. Premiumschaltung
Je nach Job-Profil macht ggf. eine zusätzliche Schaltung auf Sonder- und Premiumkanälen (on- und offline) Sinn. Wir entwickeln Vorschläge und Empfehlungen für Premiumschaltungen, kümmern uns um die Einholung von Angeboten und den Einkauf. Sie entscheiden, wir übernehmen die Durchführung der Schaltung.
6. Erfolgskontrolle & aktives Änderungsmanagement
Entscheidend für den Erfolg einer Ausschreibung ist die permanente Erfolgskontrolle und Optimierung im Hinblick auf Renaming, Regionenzuordnung, Rewording, Ranking Refresh, Medien-Mix usw.
7. Re-Posting
Wir verlängern und optimieren Ihre Ausschreibung solange, bis das Rennen gewonnen ist und der gewünschte Erfolg erreicht ist.
8. Offline-Stellung
Sobald die von Ihnen ausgeschriebene Stelle besetzt ist, schließen wir auch Ihre Ausschreibung. Nur so verhindern Sie ungewollten Aufwand durch nachlaufende Bewerbungen und den damit verbundenen Reputationsverlust bei den betroffenen Bewerbern.
Bewerbermanagement
Wir übernehmen all die administrativen Dinge, die für Ihr Geschäft eher Nebensache, für den Bewerber hingegen höchst wichtig sind. Von der digitalen Bewerberakte über die archivierte Datenschutz-Zustimmung bis zur Bewerberkommunikation und Terminkoordination. Für uns sind diese administrativen Abläufe gelernte Kernprozesse.
1. Bewerbereingang
Jede einzelne Bewerbung wird professionell in Empfang genommen, und ihr Eingang wird dem Kandidaten bestätigt. Die Unterlagen werden systemseitig verarbeitet. Durch die weitgehende Automatisierung wird die Fehleranfälligkeit der Prozesse auf ein Minimum reduziert.
2. Datenschutzerklärung
Die Einhaltung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist integraler Bestandteil unser IT-integrierten und automatisierten Prozesslandschaft. Von jedem einzelnen Kandidaten wird eine aktive Zustimmung eingeholt. Der Datenschutzstatus wird dokumentiert, archiviert und systemseitig gekennzeichnet. Und selbstverständlich gehört auch ein entsprechender Lösch-Prozess dazu.
3. Sichtung der Bewerbungsunterlagen
Die Bewerbungsunterlagen werden gesichtet. Doubletten werden erkannt und aussortiert. Die Dokumente werden auf Vollständigkeit geprüft, und fehlende Unterlagen oder Informationen werden nachgefordert.
4. Upload der Bewerberdaten ins Bewerbermanagement-System
Neben dem automatisierten CV-Parsing und dem Upload der Bewerberdaten ins System erfolgt eine Prüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit sowie ggf. eine entsprechende manuelle Ergänzung bzw. Nachpflege. Schließlich wird jeder Kandidat der für ihn relevanten Stelle zugeordnet.
5. Erstellung der digitalen Bewerberakte
Die digitale Bewerberakte dient der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Sie fasst alle zu dem Kandidaten verfügbaren Dokumente und Informationen zusammen und wird dann bequem in Form eines konsolidierten PDF-Dokumentes als Download zur Verfügung gestellt.
6. Terminkoordination für Vorstellungsgespräche
Nun sind Sie gefragt, das Vorstellungsgespräch ist Ihr Termin. Lernen Sie Ihren Bewerber persönlich kennen. Um alles, was vorher passieren muss, kümmern wir uns für Sie. Wir klären Verfügbarkeiten, koordinieren den Termin und versenden Terminbestätigungen in beide Richtungen.
7. Absagen an Kandidaten
Ob vor oder nach einem Vorstellungstermin, eine Absage ist immer eine schlechte Nachricht. Sie gehört professionell und mit Respekt überbracht. Das zu übernehmen und auch Nachfragen im Nachgang zu Bewerbungsverfahren ernst zu nehmen, ist für uns eine Selbstverständlichkeit.
8. Permanente Datenpflege im Bewerbermanagement-System
Korrektur von Informationen, Erfassung von Nachträgen, Zuordnung zu anderen offenen Stellen, Wunsch eines Kandidaten nach Datenlöschung und Versand der Löschbestätigung.... Während und nach jedem Bewerbungsverfahren fallen eine Menge solcher administrativen Pflegeschritte an. Jede einzelne Stellenausschreibung wird sorgfältig vorbereitet. Wir tragen die Informationen zusammen, wir stellen alle notwendigen Fragen, wir dokumentieren. Sie teilen mit uns Ihre Informationen. Wir machen den Rest.
Social Media Recruiting
Über soziale Netzwerke erreichen wir potenzielle Bewerber direkt dort, wo sie sich ohnehin aufhalten und können Ihr Unternehmen authentisch und nahbar präsentieren. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels bietet Social Recruiting eine effektive Möglichkeit. Dank Social Recruiting erreichen wir Kandidaten, die wechselwillig sind, sich jedoch noch nicht aktiv auf dem Bewerbermarkt befinden.
1. Bedarfsanalyse und Zielgruppendefinition
Mit Hilfe Ihrer Stellenausschreibung und Erfahrungswerten definieren wir die Zielgruppe für die Stellenanzeige. Dabei werden Kriterien wie Qualifikationen, Berufserfahrung, Stadort und Soft Skills festgelegt.
2. Strategieentwicklung und Kanalwahl
Auf Basis der Zielgruppenanalyse entwickeln wir eine Social Media Strategie und wählen die passenden Plattformen aus. Dies stellt sicher, dass die Ansprache dort erfolgt, wo die Zielgruppe aktiv ist.
3. Content-Erstellung und Kampagnenmanagement
Sie haben die Möglichkeit uns Bilder und Videos bereitzustellen oder wir erstellen ansprechende Inhalte, die die offene Stelle und Ihr Unternehmen attraktiv präsentieren. Anschließend werden gezielte Kampagnen mit Budgetplanung und Laufzeitmanagement gestartet.
4. Bewerbermanagement und Vorauswahl
Interessierte Kandidaten bewerben sich direkt über die Plattform oder spezielle Landingpages. Wir übernehmen die erste Sichtung und Auswahl, um Ihnen die besten Profile vorzustellen.
5. Evaluierung und Optimierung
Bereits während der Kampagne optimieren laufend und optimieren Ihr Budget anhand der Kampagnendaten. Nach Abschluss der Kampagne werden die Ergebnisse ausgewertet, um den Erfolg zu messen. Erkenntnisse fließen in zukünftige Kampagnen ein, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Active Sourcing
Ausschreiben und abwarten reicht schon lange nicht mehr! Wir "hebeln" Ihren Bewerbereingang, indem wir das stille Kandidatenpotenzial im Arbeitsmarkt aktiv adressieren. Warum sollen erfolgreiche Tools & Methoden nur Personalberatern und Headhuntern vorbehalten bleiben?
1. Erstellung des Anforderungsprofils
Gemeinsam mit Ihnen trage wir die Anforderungen an die zu besetzende Stelle zusammen und verschriftlichen diese in einem Anforderungsprofil. Dieses Profil stimmen wir mit Ihnen ab, klären offene Punkte und holen Ihre Freigabe ein.
2. Ableitung und Definition der Suchkriterien
Auf Basis des Anforderungsprofils werden konkrete Suchkriterien definiert, die im Rahmen des Research-Projektes zur Anwendung kommen. Selbstverständlich finden dabei auch individuelle Anliegen und Eingaben Berücksichtigung, wie z.B. Zielfirmen- bzw. -personenlisten, Black-Listings usw.
3. Research und Kandidatensuche
Wir gehen für Sie aktiv auf die Suche nach potenziellen Kandidaten. Wir durchforsten Gesuchsdatenbanken, Social-Networks, Business- und Fachgruppen und sonstigen Kandidaten-Pools, identifizieren mögliche Zielfirmen und Arbeitsumgebungen und kreisen so die besten Quellen für passende Kandidaten systematisch ein. Letztendlich geht es darum, Einzelpersonen zu identifizieren, die den Suchkriterien bestmöglich entsprechen.
4. Kontaktaufnahme zu potenziellen Kandidaten
Über verschiedenste Kanäle nehmen wir zu möglichen Kandidaten persönlichen Kontakt auf. Wir bleiben dran und sorgen für die kontinuierliche Weiterverfolgung von Erstkontakten. Damit aktivieren wir das stille Potenzial für Ihr Unternehmen im Arbeitsmarkt.
5. Führen der Erstgespräche
Mit potenziell geeigneten Kandidaten führen wir Erstgespräche, informieren ehrlich und transparent über die Attraktivitätsbilanz Ihres Unternehmens, über die offene Stelle und die damit verbundenen Chancen und Vorteile. Bei bestehender Wechselbereitschaft fördern wir aktiv den Eintritt des Kandidaten in einen aktiven Bewerbungsprozess.
6. Erfolgskontrolle und Suchoptimierung
Regelmäßig gehen wir einen Schritt zurück und schauen mit Abstand auf das, was wir tun. Diese wiederkehrende Erfolgskontrolle in Kombination mit branchen- bzw. stellenbezogenen Benchmarks gibt uns immer wieder wichtige Signale in Bezug auf die Optimierung von Suchkriterien, Suchmethoden und Kandidatenquellen.
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